Krajowy System e-Faktur nie jest już planem na przyszłość. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wszedł etapami: od 1 lutego 2026 objął firmy, u których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 – pozostałych przedsiębiorców. Obie daty już minęły. Do końca 2026 roku działa jeszcze ulga liczona miesiąc po miesiącu: kto w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto sprzedaży udokumentowanej fakturami, może je wystawiać elektronicznie albo na papierze – i traci to prawo począwszy od faktury, którą ten limit przekroczy. To nie jest kolejny etap wchodzenia w obowiązek, tylko przejściówka.
Dla sprzedawcy na marketplace kluczowe jest jednak co innego: faktury dla konsumentów są z tego obowiązku wyłączone, a w KSeF można je wystawiać dobrowolnie. Zamieszania jest więc więcej niż realnej pracy – pod warunkiem, że przepływ dokumentów jest ustawiony tam, gdzie faktycznie powstaje sprzedaż: na koncie platformy i w programie do zamówień.
Czego nie robimy: nie jesteśmy doradcą podatkowym ani biurem rachunkowym. Ustawiamy i spinamy przepływ dokumentów. O tym, jak zakwalifikować konkretną transakcję i czy Twoja firma dopełniła obowiązku, rozstrzyga Twoja księgowość albo doradca podatkowy – i tak ma być.
Zanim cokolwiek przełączymy, przechodzimy przez Twoją sprzedaż: ile jest faktur do firm, ile do konsumentów, co idzie przez procedurę unijną OSS, a co przez kasę. Z tego wychodzi, czego obowiązek realnie dotyczy – zwykle mniejszej części dokumentów, niż się wydaje.
Bez upoważnienia dla Amazona usługa fakturowania od kwietnia 2026 nie wystawia nic przy zamówieniach objętych polskim obowiązkiem e-faktury. Z upoważnieniem faktury powstają po stronie platformy i idą do KSeF. Pokazujemy skutki obu wariantów i ustawiamy ten, który wybierzesz – wybór zostaje po Twojej stronie.
Faktura wystawiona przez platformę dostaje numer nadany przez system. Spinamy przepływ tak, żeby ten numer był widoczny w Twoich danych sprzedażowych, a nie tylko w panelu Amazona.
Sprzedaż rzadko kończy się na jednym kanale, więc ustawiamy dokumenty także w programie, który je zbiera – Base, Apilo albo Sellero. Faktury i korekty mają powstawać w przepływie, tak samo jak etykiety i statusy wysyłki.
Sprawdzamy, jakie dokumenty powstają w Twojej sprzedaży i którymi kanałami. To jedyny sposób, żeby nie ustawiać systemu pod obowiązek, który Cię nie dotyczy.
Kwalifikacja transakcji należy do księgowości – my przynosimy jej obraz przepływu i pytania, na które trzeba odpowiedzieć przed przełączeniem.
Ustawienia usługi fakturowania, upoważnienie i dane firmy. Na tym etapie widać, czy czegoś brakuje w danych rejestrowych.
Dokumenty zaczynają chodzić przepływem, a numer z systemu wraca do Twoich danych. Konfigurujemy to samo w Base, Apilo albo Sellero.
Przełączamy dopiero wtedy, gdy na prawdziwych zamówieniach widać, że dokument powstaje, trafia gdzie trzeba i wraca z numerem.
Obowiązek wystawiania nie obejmuje faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności – to wyłączenie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT, a Ministerstwo Finansów potwierdza je wprost w odpowiedziach na pytania. Ale obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy wszystkich podatników od 1 lutego 2026 – także tych, którzy sami wystawiają wyłącznie konsumentom. Faktury od dostawców, platform i przewoźników trafiają do systemu niezależnie od tego, co Ty wystawiasz.
To najczęstsze nieporozumienie w tym temacie. Wyłączone są procedury z rozdziałów 7, 7a i 9 działu XII ustawy o VAT: OSS nieunijny, IOSS i okazjonalny przewóz osób. Procedura unijna, w której polska firma rozlicza wysyłki do konsumentów w innych krajach Unii, na tej liście się nie znajduje. Jak to wygląda w Twoim przypadku, rozstrzyga Twoja księgowość.
Może, jeśli go do tego upoważnisz. Usługa VAT Calculation Service wystawia wtedy faktury w formacie XML za pośrednictwem KSeF. Bez upoważnienia usługa od 1 kwietnia 2026 nie generuje faktur przy zamówieniach objętych polskim obowiązkiem e-faktury – wcześniej honorowane były dokumenty PDF. Usługa działa w dziesięciu sklepach Amazona, w tym w Polsce, ale nie obsługuje korekt e-faktur inicjowanych przez klienta.
Kary pieniężne przewidziane w art. 106ni – do 100% kwoty podatku z takiej faktury, a przy fakturze bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem – stosuje się dopiero od 1 stycznia 2027. Rok 2026 jest okresem przejściowym bez kar. To nie znaczy, że temat można odłożyć: przełączenie fakturowania w środku sezonu jest znacznie droższe niż zrobienie tego spokojnie wcześniej.
Nie. Ustawiamy i spinamy przepływ dokumentów: konfigurujemy fakturowanie po stronie platformy, łączymy je z KSeF i z programem do zamówień. Kwalifikacja transakcji, deklaracje i odpowiedzialność za rozliczenie zostają po stronie Twojej księgowości albo doradcy podatkowego. Mówimy o tym wprost, bo agencja, która obiecuje „zgodność z KSeF”, obiecuje coś, czego nie może dowieźć.
30 minut o Twojej sprzedaży i dokumentach. Powiemy wprost, co trzeba przestawić, a czego u Ciebie obowiązek w ogóle nie dotyczy.
Polski
English
Deutsch
